Indentifikasi Formulir Administrasi Transaksi

Kompetensi

Kompetensi & Indikator

Kompetensi

Indentifikasi Formulir Administrasi Transaksi

Indikator
Setelah Anda mempelajari materi ini diharapkan Anda dapat

Melakukan identifikasi daftar formulir /berkas administrasi transaksi sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan
Mengetahui formulir/berkas administrasi apa saja yang harus disiapkan oleh penjual berkaitan dengan transaksi yang dilakukan

Materi

Identifikasi Daftar Formulir

Alur Pembelian

Alur Penjualan Tunai (on cash)

Alur Penjualan kredit (on account)

Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang yang melayani kredit perorangan.

Untuk perusahaan yang menjual barang-barang konsumsi seperti barang elektronik, kendaraan bermotor, alat rumah tangga dan sejenisnya, pembayarannya dilakukan secara angsuran (instalment)

Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya perusahaan memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh calon pembeli.

Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :

Mengisi Aplikasi permohonan kredit
Melengkapi berkas seperti :

Persyaratan Umum:

Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)
Copy Kartu Keluarga
Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN
Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan

Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
Khusus Profesional:
Surat Ijin Praktek
Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

Khusus Wiraswasta:

SIUP/Tanda Daftar Perusahaan
Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

Setelah calon pembeli memenuhi persyaratan, apabila dirasa perlu khususnya untuk kredit yang bernilai besar, seperti kredit rumah atau kendaraan bermotor, pihak penjual akan melakukan survey lapangan yaitu melihat secara langsung keadaan calon pembeli atau menghubungi pihak yang ditunjuk oleh calon pembeli sebagai penjamin kredit.

Untuk perusahaan yang melakukan penjualan kredit kepada perusahaan lain, prosedur pengelolaan order penjualan kredit biasanya disesuaikan dengan kemampuan rata-rata penyediaan barang, rata-rata jumlah pesanan dan kebijakan pimpinan perusahaan.

Pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi pesanan akan berbeda dengan pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang sering tidak dapat memenuhi semua pesanan sehingga sering terjadi back order. Berikut ini dibahas pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi semua pesanan (order) yang diterima.

Dalam perusahaan yang telah memiliki standard operasional prosedur dalam menjalankan kegiatan usahanya, unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan kredit meliputi.

Bagian Order Penjualan.
Bagian Kredit.
Bagian Gudang (menangani juga Kartu Sediaan Barang)
Bagian Pengiriman Barang.
Bagian Penagihan.
Bagian Piutang
Bagian Jurnal dan Buku Besar.

Adapun Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah sebagai berikut.

Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
Faktur penjualan.
Order pengiriman barang.
Kartu gudang.
Buku pembantu (Kartu) piutang.
Kartu sediaan Barang.
Buku jurnal penjualan dan buku besar.

Alur Penerimaan Kas

Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang baik penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari debitur.

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah sebagai berikut:

penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang
semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan. Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti supermarket akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.

Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :

Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
Faktur penjualan tunai
Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
Memo (nota) kredit dari bank
Bukti penerimaan kas

Alur Pengeluaran Kas

Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan dan penggantian dana kas kecil.

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan semua dana / uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluran kas adalah sebagai berikut :