MENGATUR PERJALANAN BISNIS

Pengantar

Perjalanan bisnis adalah suatu perjalanan seseorang yang mewakili kantor / organisasinya ke suatu tempat dengan menemui pihak-pihak tertentu dalam rangka urusan bisnis.

Agar perjalanan tersebut sukses maka perlu diatur dengan tahapan :

1. Perencanaan perjalanan

2. Persiapan dokumen

3. Membuat daftar perjalanan

4. Perencanaan transportasi dan akomodasi

5. Perencanaan keuangan

Kompetensi

Setelah mempelajari materi ini diharapkan anda dapat :

Menjelaskan bagaimana mengatur perjalanan bisnis pimpinan suatu kantor/perusahaan.

Mempraktekkan pengaturan perjalanan bisnis pimpinan suatu kantor/perusahaan.

Materi

Perencanaan Perjalanan Bisnis
Rencana perjalanan bisnis yang baik hendaknya dapat menjawab masalah-masalah sebagai berikut : Apa maksud dan tujuan perjalanan tersebut? Berapa lama dan kapan berangkat? Bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangannya? Transportasi apa yang akan digunakan? Di mana harus menginap? Pejabat atau instansi apa yang akan ditemui/dituju? Perbekalan apa yang perlu dipersiapkan atau dibawa? Contoh Perencanaan Perjalanan Bisnis : Seorang Pengusaha tekstil dari Jakarta ingin melakukan perjalanan ke India dengan tujuan membeli mesin tekstil untuk mengembangkan usahanya, Lama perjalanan 5 hari 4 malam berangkat Senin, 12 Juni penerbangan pukul 11.00 WIB dan tiba kembali Jum’at 16 Juni 200.. pukul 15.00 WIB. Jasa penerbangan yang digunakan Garuda Indonesia. Menginap di Hotel Hilton, New Delhi. Pihak yang ditemui Direktur Gandhi Tekstil Enginering, Makerting Manajer dan Sub bagian Enginering Perbekalan yang perlu disiapkan/dibawa adalah : Surat Tugas/Surat Perintah Jalan Yellow Card ( Kartu Kesehatan ) Pasport Booking Hotel Visa  Tiket Pesawat Fiskal  Dokumen perusahaan yang diperlukan
Persiapan Dokumen
Hal yang penting dipersiapkan oleh seorang sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinannya adalah berkas berkas, peraturan-peraturan, surat-surat, akte-akte, brosur dan hal lain yang berhubungan dengan masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan dengan pihak yang akan ditemui. Khusus bagi pimpinan yang akan melakukan perjalanan bisnis ke luar negeri perlu diurus/disiapkan : Semua hal tersebut harus sudah siap sebelum pimpinan berangkat.
Daftar Perjalanan
Daftar perjalanan adalah sebuah daftar yang berisi tujuan kantor tempat kunjungan dan janji pertemuan dengan pihak tertentu yang telah disepakati. Khusus perjalanan bisnis ke luar negeri daftar tersebut menyangkut hal : Hari, tanggal dan waktu keberangkatan, nama bandara, jenis dan nomor penerbangan waktu kedatangan, hotel tempat menginap. Daftar ini dibuat rangkap 4 yang diperuntukkan : lembar 1 untuk pimpinan yang bersangkutan lembar 2 untuk wakil pimpinan lembar 3 untuk pihak keluarga dan lembar 4 untuk sekretaris Hal ini dimaksudkan agar kantor dan keluarga pimpinan yang ditinggal dapat mengetahui perjalanan tersebut secara rinci dan apabila ada perubahan maka sekretaris harus memberitahu kepada semua pemegang tembusan. Contoh Daftar Acara Perjalanan
Perencanaan Transportasi dan Akomodasi
Dalam merencanakan transportasi dan akomodasi untuk perjalanan bisnis seorang sekretaris biasanya menggunakan jasa biro perjalanan dan dapat meminta keterangan selengkap-lengkapnya tentang hal ini. Baik masalah tiket pesawat dengan kelas yang dibutuhkan demikian juga tentang hotel dan apabila kita gunakan maka dapat kita pesan sesuai dengan kebutuhan dari kantor kita. Pemesanan tentunya dapat kita lakukan dengan teliti terutama nama sekretaris, kantor dan alamatnya secara jelas serta nomor teleponnya. Tidak kalah pentingnya kita perhatikan adalah aturan perusahaan tentang perjalanan bisnis pimpinan bagaimana biaya yang disediakan kelas penerbangan maupun kelas hotel yang merupakan fasilitas dari kantor kita.
Perencanaan Keuangan
(Sumber : Buku Paket Keahlian Sekretaris SMK Tingkat 3 ARMICO)

Simulasi